Expertenvortrag in der RenoO zum elektronischen Handelsregister

Am Montag, 25.Mai 2009, informierte der Geschäftsführer der Westfälischen Notarkammer, Herr Rechtsanwalt Sandkühler, die Schülerinnen und Schüler der RenoO in einem praxisnahen Vortrag über den Umgang mit dem elektronischen Handelsregister in der Notariatskanzlei.

Gleich zu Beginn wies er darauf hin, dass die Kanzleien für diesen Bereich Mitarbeiter/-innen suchen. Seiner Meinung nach wird sich dies zukünftig noch verstärken, weil es langfristige Bestrebungen gibt, weitere Bereiche elektronisch zu führen wie zum Beispiel das Grundbuch, das Vereins- und ein noch einzurichtendes Testamentsregister.

Danach erläuterte er an Hand von Beispielen den Arbeitsauflauf. Zunächst wird in der Kanzlei wie bisher eine Urkunde in Papierform hergestellt. Diese wird dann gescannt und mit Hilfe einer Software wie zum Beispiel pdf-Creator in eine sogenannte Tiff-Datei verwandelt. Ausdrücklich warnte er dabei vor der Verwendung der Originalurkunde mit den Originalunterschriften und dem Siegel des Notars wegen der hohen Missbrauchsgefahr. Stattdessen empfahl er die Verwendung von Leseabschriften. Danach haben die Notariatsfachangestellten mit dem Programm X-Notar die Datensätze in vorbereitete Masken dieses Programms einzutragen. Hier hat das Notariat also eine Aufgabe der Justizbehörden übernommen, die in einigen Fällen sehr komplex sein kann. Das Notariat hat nun eine erheblich größere Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Handelsregistereintragungen erhalten. Für diese neue Tätigkeit erhält der Notar allerdings zurzeit keine zusätzliche Vergütung. Nachdem der Notar die vorbereiteten Daten überprüft hat, signiert er sie mit seiner Signaturkarte, die ähnlich wie eine Bankkarte aussieht und funktioniert. Dadurch bestätigt der Notar die Übereinstimmung der elektronischen Daten mit dem Original. Anschließend werden die Dateien über das EGVP (= elektronisches Gerichtspostfach) an das zuständige Gericht versendet.

Für die Klasse war dies ein sehr interessanter Vortrag, weil viele diese Tätigkeiten in ihrer Kanzlei noch nicht verfolgen bzw. durchführen konnten.
Herr Sandkühler empfahl den Klassenmitgliedern, sich in diesem Bereich fortzubilden. Die Notarkammer bietet zum Beispiel Fortbildungen an, wo die heute vorgeführten Tätigkeiten selbst trainiert werden können. Abschließend bot er den Schülern/-innen noch an, ihre Bewerbungen bei der Notarkammer ins Netz zu stellen.

Ahaus, 02.06.09
Sabine Bußmann
Oberstudienrätin // Fachbereichsleiterin
für Reno´s am BK Wirtschaft und Verwaltung Ahaus